Um einen KI-Hackathon zu veranstalten, brauchst du vier Dinge: ein klares Thema, einen Ort mit Strom und Internet, eine kleine Jury samt Mentoren und Zugang zu KI-Tools. Sind die gesichert, braucht ein erstes Event rund sechs bis acht Wochen Vorlauf. Dieser Leitfaden geht Zeitplan und Checkliste von Anfang bis Ende durch.
Veranstalten klingt schwerer, als es ist. Die Arbeit teilt sich in Planung, Logistik und den Ablauf selbst. Sind die ersten beiden richtig, trägt sich das Event fast von allein durch seine eigene Energie.
Das Wichtigste in Kürze
- Ein KI-Hackathon braucht ein klares Thema, einen Ort mit Strom und Internet, eine kleine Jury samt Mentoren und Zugang zu KI-Tools.
- Plane für ein erstes Event rund sechs bis acht Wochen Vorlauf ein.
- Eine Jury aus drei bis fünf Personen mit veröffentlichten Bewertungskriterien hält die Bewertung fair und nachvollziehbar.
- Das Follow-up nach dem Event, nicht nur das Event selbst, macht aus einem einmaligen Anlass eine Community.
Schritt 1: Thema und Ziel festlegen
Beginne mit dem Warum. Eine Universität will vielleicht KI-Kompetenz wecken und Talente sichtbar machen. Ein Unternehmen sucht frische Ideen zu einem echten Problem. Schreib einen Satz, der das Ziel benennt, und wähle dann ein Thema, das eng genug ist, um Teams zu leiten, und offen genug für viele Lösungen. "Zugang zu lokalen Diensten mit KI verbessern" hat eine gute Breite. "Bau irgendwas" ist zu vage.
Schritt 2: Format und Zeitplan setzen
Lege die Länge fest. Ein Campus-Event passt oft in einen langen Tag oder ein 24-Stunden-Fenster. Ein Wochenende erlaubt tiefere Builds. Eine übliche Form:
- Ein paar Stunden Onboarding in die KI-Tools
- Rund 24 Stunden Bauen
- Eine Pitch-Runde vor einer Jury
- Preise und ein Abschluss
Veröffentliche diesen Zeitplan früh, damit Teilnehmende planen können.
Schritt 3: Logistik regeln
Hier unterschätzen die meisten Erst-Organisatoren die Arbeit. Das Nötige:
- Ort: genug Platz, verlässlicher Strom, starkes Internet und ein Raum für Pitches.
- Essen und Pausen: Menschen bauen besser, wenn sie versorgt sind. Plane Mahlzeiten und ruhige Ecken.
- KI-Tools und Credits: Zugang zu Modellen und Buildern plus gesponserte Credits, damit Kosten keine Hürde sind.
- Anmeldung: ein einfaches Formular und eine Möglichkeit, am Tag Teams zu bilden.
- Sicherheit und Zugang: klare Regeln, barrierefreie Räume und eine Ansprechperson.
Schritt 4: Jury und Mentoren gewinnen
Eine Jury aus drei bis fünf Personen reicht. Mische technische Juroren mit Menschen, die die Problemdomäne verstehen. Mentoren sind ebenso wichtig. Sie gehen während des Bauens herum und lösen Blockaden, was die Energie hoch und den Frust niedrig hält.
Schritt 5: Die Bewertung planen
Veröffentliche die Kriterien vor dem Event, damit Teams wissen, wie sie bewertet werden. Eine einfache Rubrik genügt: Nutzen der Idee, Qualität der Umsetzung und Klarheit des Pitches. Gib jedem Kriterium gleiches Gewicht, sofern du keinen Grund für etwas anderes hast.
Schritt 6: Das Event durchführen
Am Tag selbst: Halte die Einführung kurz, starte die Uhr und lass die Mentoren arbeiten. Schütze den Zeitplan. Ein sichtbarer Countdown hilft. Plane Pufferzeit vor den Pitches ein, denn Demos dauern immer länger als gedacht.
Schritt 7: Das Follow-up sichern
Das Event ist der Anfang, nicht das Ende. Sammle die Projekte, fotografiere die Teams und bleib mit den stärksten Buildern in Kontakt. Dieses Dranbleiben macht aus einem einmaligen Event eine Community.
Die sieben Schritte im Überblick
| Schritt | Fokus | Wichtiges Ergebnis |
|---|---|---|
| 1. Thema und Ziel | Warum du das Event veranstaltest | Ein Satz als Ziel und ein passendes Thema |
| 2. Format und Zeitplan | Länge und Tagesform | Ein veröffentlichter Zeitplan |
| 3. Logistik | Ort, Essen, Tools, Anmeldung | Ein nutzbarer Ort und Tools |
| 4. Jury und Mentoren | Wer bewertet und wer hilft | Drei bis fünf Juroren, ein Mentoren-Pool |
| 5. Bewertung | Bewertungsregeln | Eine veröffentlichte Rubrik |
| 6. Event durchführen | Umsetzung am Tag | Ein Event, das im Zeitplan bleibt |
| 7. Follow-up | Was danach passiert | Eine Community, die dranbleibt |
Sind Planung und Logistik richtig, trägt sich das Event fast von allein durch seine eigene Energie.
Ein realistischer Ablauf eines ersten Campus-Events
Zahlen machen den Plan greifbar. Nimm einen ersten KI-Hackathon für rund sechzig Studierende in einem einzigen 24-Stunden-Fenster. Sechs Wochen vorher steht das Thema und die Anmeldung öffnet. Vier Wochen vorher sagt ein Modellanbieter gesponserte Credits zu und zwei Alumni sagen als Juroren zu. In der Woche davor haben sich zweiundsechzig Personen angemeldet und der Ablaufplan ist gedruckt.
Am Tag hält eine grobe Form den Raum zusammen:
- 10:00 Türöffnung, Kaffee und Teambildung für alle, die allein gekommen sind.
- 11:00 ein 45-minütiges Onboarding in die KI-Tools, praktisch gehalten mit einer Live-Demo.
- 12:00 die Uhr startet, Mentoren gehen herum, und das Mittagessen kommt, ohne den Build zu stoppen.
- Am nächsten Morgen fängt ein Zwei-Stunden-Puffer vor den Pitches die Demos ab, die in letzter Minute brechen.
- 12:00 Pitches vor einer fünfköpfigen Jury nach den veröffentlichten Bewertungskriterien, dann Preise und ein Gruppenfoto.
Zwei Dinge gehen in dieser Größe verlässlich schief. Das WLAN ächzt, wenn sechzig Laptops es auf einmal treffen, also lohnt sich eine kabelgebundene Ausweichlösung oder ein zweiter Access Point. Und die Teambildung dauert länger als gedacht, weshalb eine Moderation, die in der ersten Stunde den Raum bearbeitet, mehr zählt als eine schicke Foliensammlung. Plane für beides, und das Event wirkt ruhig, auch wenn viel los ist.
Das schlanke Budget
Ein Studierenden-Event kann schlank laufen: Ort (auf dem Campus oft kostenlos), Essen, kleine Preise und Tool-Credits. Ein von Firmen gesponsertes Format trägt ein größeres Budget und ein klareres kommerzielles Ziel. Tembi Labs veranstaltet Corporate Challenge Days im Bereich von 5.000 bis 15.000 EUR, bei denen das Unternehmen das Problem stellt und das entstehende IP besitzt.
Tembi Labs ist eine teamgeführte Initiative, getragen von der Überzeugung, dass Zugang zu Technologie ein Menschenrecht sein sollte, kein Vorrecht von Herkunft oder Einkommen. Als Universität musst du das nicht allein aufbauen. Tembi Labs bringt Format, Moderation, Jury, gesponserte KI-Tools und Mentoren, während du Ort und Zugang zu Studierenden stellst, und die Aktivierung von Talent folgt, sobald die Studierenden die Werkzeuge in der Hand haben.
